Naaiatelier Ma Chérie
Zelfstandig naaiatelier in Lot (Beersel). Herstellingen, maatwerk en kostuumopdrachten voor theatergezelschappen en carnavalsgroepen.
www.naaiateliermacherie.com →Naaiatelier Ma Chérie verloor 10 uur per week aan administratie tussen Excel, Scrada-boekhouding en papieren orderbonnen. DCTSmart bouwde een app-op-maat met klanten, orders, stock, kassadagboek, Lucy-koppeling, B2B-kostuumdossiers, WhatsApp-templates en SEPA-betaal-QR. Resultaat: 2 uur per week, een besparing van 80%. Terugverdientijd: minder dan 2 maanden.
De situatie
Het atelier zat klem tussen 4 systemen die niet met elkaar praatten: een Excel-lijst voor klanten, papieren orderbonnen in een mapje, losse stoffen-fiches voor de stock en een Scrada-document voor de boekhouder. Elke nieuwe opdracht moest in 3 plekken bijgehouden worden. Elke dagontvangst moest handmatig overgetypt worden. Elke maandafsluiting was een halve dag stress.
De pijnpunten (gemeten)
| Pijnpunt | Frequentie | Tijdverlies/week |
|---|---|---|
| Klant zoeken in Excel + telefoon erbij zoeken | dagelijks | ~1u |
| Dagontvangsten manueel overtypen naar Scrada | dagelijks | ~2,5u |
| Maandafsluiting + overzicht voor boekhouder | maandelijks | ~3u (verspreid) |
| B2B-dossier samenstellen (stoffen + maten per persoon) | per opdracht | ~2u |
| WhatsApp-bericht typen (afhaling, prijs, ordernr…) | meermaals per dag | ~1,5u |
| Totaal | ~10 uur per week | |
De aanpak
Vier stappen, van intake tot oplevering, Veerle gebruikte de app vanaf dag één in haar dagelijks werk.
| Stap | Wat |
|---|---|
| 1. Intake | ~2 uur ter plaatse bij Veerle. Géén wensenlijst, gewoon luisteren waar de tijd naartoe ging. |
| 2. Eerste test-app | Enkele dagen later: een echte draaiende versie waarin Veerle haar eigen klanten en orders kon ingeven. Geen mockup. |
| 3. Twee weken testen | Veerle gebruikte de testversie dagelijks en verzamelde opmerkingen, wat klopte niet, wat ontbrak. Wekelijks bijgestuurd. |
| 4. Halve dag fine-tunen | Op het atelier vóór oplevering, laatste schaaffouten, sneltoetsen waar zij ze verwachtte, Lucy-koppeling getest op haar cijfers. |
Drie principes die de bouw geleid hebben
- Eén scherm, geen tabbladen-hel: alles in één app op localhost, géén cloud-vertraging
- Werk zoals zij denkt: orderbon-look, niet enterprise-ERP-look
- De boekhouder moet er niets aan veranderen: UBL/Peppol-export rechtstreeks bruikbaar in Lucy
Wat we bewust niet gebouwd hebben
- Geen klantportaal, Veerle wil het persoonlijk contact bewaren
- Geen automatische e-mailcampagnes, verkeerde toon voor haar klantenkring
- Geen multi-user, één atelier, één laptop, geen complexiteit nodig
De oplossing
Een DCTSmart-app draaiend op haar eigen PC, met 11 modules, elk gebouwd rond een concreet pijnpunt:
| Module | Wat het oplost |
|---|---|
| Klanten | Snel zoeken op naam/telefoon, automatische telefoongeschiedenis per order |
| Orders | Werkbon-look, statusvolgorde, sortering op gewenste-datum |
| Stock | Stoffen-database met automatische marge uit instellingen |
| Intake B2B | Dossier per kostuumgroep, stof-code + maten per persoon |
| Kassadagboek | Live registratie van elke ontvangst, sequentieel genummerd |
| Facturen | UBL/Peppol XML rechtstreeks bruikbaar voor Lucy |
| Lucy-export | Eén klik → mail klaar voor boekhouder (vervangt Scrada) |
| Templates met klant-variabelen, opent direct WhatsApp Desktop | |
| SEPA-betaal-QR | Klant scant met haar bank-app, bedrag + IBAN + mededeling vooringevuld |
Het resultaat
Vóór
- 10 uur per week administratie
- Maandafsluiting = halve dag stress
- Scrada-abonnement loopt
- Klanten wachten 1-2 dagen op prijs-bevestiging
- Excel + papier + Scrada + losse fiches
Na (1 maand live)
- 2 uur per week administratie
- Maandafsluiting in 15 minuten
- Scrada-abonnement opzegbaar
- WhatsApp-bericht in 3 klikken met correcte cijfers
- Klant scant + betaalt ter plaatse
Terugverdientijd: bij het gemiddelde uurtarief van het atelier en de 8 uur/week tijdwinst, verdient de investering zich terug in minder dan 2 maanden. Daarna is elke uitgespaarde uur pure marge.
Toepasbaar bij…
Elke kleine onderneming met:
- 50-500 klanten en 5-50 lopende orders
- Een externe boekhouder die Lucy, Yuki of een ander Peppol-platform gebruikt
- B2B en B2C door elkaar
- Behoefte aan WhatsApp-communicatie zonder Pro-licentie
- De wens om data lokaal te houden (geen cloud-lock-in)
Sectoren waar dit patroon werkt: naaiatelier, fotograaf, kapper met afspraak-én-product, kleine vrije beroepen, kunstenaar met materiaalverkoop.
Jouw eigen 10-naar-2-rekensom?
Een vrijblijvend gesprek van 30 minuten. We luisteren waar je tijd verliest, en zeggen eerlijk of we iets kunnen betekenen.